Verwerkersvoorwaarden

1. Toepassingsgebied

BattGrade is een merk dat wordt beheerd en geleid door TOPFED WEB S.R.L., een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, geregistreerd in de Republiek Moldavië onder IDNO 1026023125543, met statutaire zetel te s. Pepeni, r-nul Sîngerei, MD-6234, Republiek Moldavië.

Deze Verwerkersvoorwaarden maken deel uit van de Servicevoorwaarden tussen TOPFED WEB S.R.L. (“BattGrade”, “wij”) en het bedrijf dat BattGrade gebruikt (“u”). Ze zijn van toepassing wanneer wij namens u persoonsgegevens verwerken, als verwerker in de zin van artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (AVG) en de overeenkomstige regels van de wet van de Republiek Moldavië nr. 195/2024 inzake de bescherming van persoonsgegevens.

U bent de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Als u optreedt voor een andere verwerkingsverantwoordelijke, bevestigt u dat u bevoegd bent ons namens die partij instructies te geven. Als deze voorwaarden op het gebied van persoonsgegevens in strijd zijn met de Servicevoorwaarden, gaan deze voorwaarden voor.

• Servicevoorwaarden

2. Kenmerken van de verwerking

• Onderwerp: het opslaan van de klantgegevens die u in de app invoert, het gebruik ervan om de certificaten die u uitgeeft te bezorgen, en het tonen ervan in uw account.
• Duur: zolang u de dienst gebruikt, totdat de gegevens worden verwijderd overeenkomstig sectie 10.
• Aard van de verwerking: opslag, ordening, opvraging, weergave aan de gemachtigde gebruikers van uw account, verzending per e-mail en wissing.
• Doeleinden: certificaten uitgeven, ze per e-mail aan uw klanten bezorgen, u uw testgeschiedenis tonen en u ondersteunen.
• Betrokkenen: uw klanten (eigenaren of houders van voertuigen, kopers of andere personen die een test hebben besteld) en iedere persoon die in een privénaam van een voertuig wordt genoemd.
• Persoonsgegevens: naam, e-mailadres en voorkeurstaal van de klant; de privénaam van het voertuig; de registratie van verstuurde e-mails (adres en naam van de ontvanger, taal, tijdstip, bezorgstatus en een eventuele fout die de e-mailprovider teruggeeft); en, zolang ze aan een klant zijn gekoppeld, de voertuiggegevens van de test, waaronder het VIN en de kilometerstand.
• Bijzondere categorieën van gegevens: geen. Voer in BattGrade geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen in.

3. Uw instructies

Wij verwerken de gegevens uitsluitend op basis van uw gedocumenteerde instructies. Deze voorwaarden, de Servicevoorwaarden en uw gebruik van de functies van de app (bijvoorbeeld het versturen van een certificaat naar een klant) zijn uw instructies. Wij laten het u weten als wij van mening zijn dat een instructie in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wij verwerken de gegevens alleen voor andere doeleinden als de wet dat vereist. In dat geval laten wij het u weten voordat wij dat doen, tenzij die wet dat verbiedt.

4. Vertrouwelijkheid

Alleen de personen die toegang nodig hebben om de dienst te exploiteren of te ondersteunen, hebben toegang tot de gegevens, en zij zijn tot geheimhouding verplicht.

5. Beveiliging

Wij beschermen de gegevens met de onderstaande maatregelen en herzien die naarmate de dienst verandert:

• Alle verbindingen met onze website, onze servers en de app zijn versleuteld met HTTPS (TLS).
• Elk verzoek van de app wordt geauthenticeerd met een inlogtoken dat onze servers controleren. Een account ziet alleen de certificaten van het eigen bedrijf, en een teamlid ziet alleen de certificaten die hij of zij zelf heeft uitgegeven.
• Onze interne beheerpagina's zijn beveiligd met een geheim toegangstoken dat alleen bekend is bij de personen die de dienst exploiteren.
• Onze database draait op servers in Duitsland die worden beheerd door Hetzner Online GmbH.
• Klantgegevens maken nooit deel uit van de openbare pagina, de openbare pdf of de ondertekende gegevens van een certificaat.
• De privésleutel waarmee certificaten worden ondertekend, wordt op onze server bewaard en wordt nooit naar de app gestuurd.
• Limieten op het aantal verzoeken beschermen onze openbare formulieren en onze API tegen geautomatiseerd misbruik.

6. Subverwerkers

U geeft ons algemene toestemming om de subverwerkers in te schakelen die op onze pagina Subverwerkers staan. Wij binden elk van hen met schriftelijke voorwaarden die de gegevens ten minste even goed beschermen als deze voorwaarden, voor zover hun werkzaamheden voor ons dat vereisen, en wij blijven jegens u verantwoordelijk voor hen.

Wij kondigen een nieuwe of vervangende subverwerker ten minste 30 dagen voordat die klantgegevens gaat verwerken aan op die pagina en per e-mail aan accounteigenaren. U kunt binnen die termijn bezwaar maken op redelijke gronden die verband houden met gegevensbescherming. Als wij uw bezwaar niet kunnen oplossen, kunt u vóór de wijziging stoppen met het gebruik van de dienst en uw account verwijderen.

• Subverwerkers

7. Internationale doorgiften

Wij zijn gevestigd in de Republiek Moldavië. De Europese Commissie heeft geen adequaatheidsbesluit voor Moldavië vastgesteld; als u in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte bent gevestigd, is het verstrekken van klantgegevens aan ons daarom een doorgifte van persoonsgegevens aan een derde land in de zin van hoofdstuk V van de AVG.

Onze database wordt gehost in Duitsland. De pagina Subverwerkers vermeldt waar elke dienstverlener is gevestigd en welke van hen klantgegevens ontvangen.

Wij bieden momenteel geen ondertekende standaardcontractbepalingen aan. Als uw organisatie een doorgifteovereenkomst nodig heeft voordat zij klantgegevens naar ons stuurt, neem dan contact met ons op via [email protected] voordat u begint.

8. Hulp bij uw verplichtingen

Rekening houdend met de aard van de verwerking helpen wij u bij het beantwoorden van verzoeken van uw klanten die hun rechten op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar uitoefenen. Als een klant rechtstreeks contact met ons opneemt over gegevens die wij voor u verwerken, sturen wij het verzoek naar u door en laten wij de klant weten dat wij dat hebben gedaan.

Wij geven u ook de informatie die u redelijkerwijs nodig hebt, voor zover die betrekking heeft op onze verwerking, voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een raadpleging van een toezichthoudende autoriteit.

9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Als wij kennis krijgen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die klantgegevens treft, stellen wij de accounteigenaar zonder onredelijke vertraging per e-mail in kennis. Zodra de informatie beschikbaar komt, beschrijven wij wat er is gebeurd, de categorieën en het geschatte aantal betrokken personen en persoonsgegevensregisters, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen, zodat u kunt voldoen aan uw eigen verplichtingen op grond van artikel 33 AVG.

10. Verwijdering

Zolang u de dienst gebruikt, kunt u ons via [email protected] vragen de klantgegevens van een bepaald certificaat of een bepaalde klant te verwijderen. Wij verwijderen ze en bevestigen dat.

Wanneer de accounteigenaar het account verwijdert, verwijderen wij als onderdeel daarvan de klantgegevens op de certificaten van het bedrijf en de registratie van e-mails die naar klanten zijn verstuurd. Als u een kopie wilt, vraag daar dan om voordat u het account verwijdert (Servicevoorwaarden, sectie 18).

De openbare registratie van elk certificaat, de handtekening ervan en de ruwe gegevens van de test bevatten geen klantgegevens. Ze blijven na de verwijdering beschikbaar, zodat het certificaat nog steeds kan worden geverifieerd, en wij bewaren ze als verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in het Privacybeleid. E-mails die al bij uw klanten zijn bezorgd, blijven in hun mailboxen.

11. Informatie en audits

Wij stellen de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat wij onze verplichtingen op grond van artikel 28 AVG nakomen: vooral dit document, de pagina Subverwerkers en schriftelijke antwoorden op uw redelijke vragen. Als dat niet volstaat, mag u eenmaal per jaar een audit van onze naleving uitvoeren, met een schriftelijke aankondiging van ten minste 30 dagen, tijdens kantooruren, op eigen kosten en onder geheimhouding. Een audit mag geen toegang geven tot gegevens van andere klanten.

12. Uw verantwoordelijkheden

U bent verantwoordelijk voor een rechtsgrond voor de klantgegevens die u invoert, voor het informeren van uw klanten zoals beschreven in sectie 6 van de Servicevoorwaarden en voor de juistheid van de gegevens.

13. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van elke partij op grond van deze voorwaarden is onderworpen aan de beperkingen in de Servicevoorwaarden, voor zover de wet dat toestaat.