Henkilötietojen käsittelyehdot

1. Soveltamisala

BattGrade on brändi, jota hallinnoi ja hoitaa TOPFED WEB S.R.L., Moldovan tasavallassa rekisteröity osakeyhtiö (IDNO 1026023125543), jonka kotipaikan osoite on s. Pepeni, r-nul Sîngerei, MD-6234, Moldovan tasavalta.

Nämä henkilötietojen käsittelyehdot ovat osa TOPFED WEB S.R.L.:n (”BattGrade”, ”me”) ja BattGradea käyttävän yrityksen (”sinä”) välisiä käyttöehtoja. Niitä sovelletaan, kun käsittelemme henkilötietoja puolestasi henkilötietojen käsittelijänä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan ja Moldovan tasavallan henkilötietojen suojasta annetun lain nro 195/2024 vastaavien säännösten mukaisesti.

Sinä olet näiden tietojen rekisterinpitäjä. Jos toimit toisen rekisterinpitäjän puolesta, vahvistat, että sinulla on valtuudet antaa meille ohjeita sen puolesta. Jos nämä ehdot ovat henkilötietojen osalta ristiriidassa käyttöehtojen kanssa, nämä ehdot ovat etusijalla.

• Käyttöehdot

2. Käsittelyn tiedot

• Kohde: syöttämiesi asiakastietojen tallentaminen sovellukseen, niiden käyttäminen myöntämiesi sertifikaattien toimittamiseen ja niiden näyttäminen sinulle tililläsi.
• Kesto: niin kauan kuin käytät palvelua, kunnes tiedot poistetaan kohdan 10 mukaisesti.
• Käsittelyn luonne: tallentaminen, järjestäminen, haku, näyttäminen tilisi valtuutetuille käyttäjille, siirtäminen sähköpostitse ja poistaminen.
• Tarkoitukset: sertifikaattien myöntäminen, niiden toimittaminen asiakkaillesi sähköpostitse, testihistoriasi näyttäminen sinulle ja tuen antaminen sinulle.
• Rekisteröidyt: asiakkaasi (ajoneuvojen omistajat tai haltijat, ostajat tai muut testin tilanneet henkilöt) ja kaikki henkilöt, jotka mainitaan ajoneuvon yksityisessä nimessä.
• Henkilötiedot: asiakkaan nimi, sähköpostiosoite ja ensisijainen kieli; ajoneuvon yksityinen nimi; lähetettyjen sähköpostien loki (vastaanottajan osoite ja nimi, kieli, aika, toimitustila ja sähköpostipalvelun mahdollisesti palauttama virhe); sekä niin kauan kuin ne on yhdistetty asiakkaaseen, testin ajoneuvotiedot, mukaan lukien VIN-tunnus ja mittarilukema.
• Erityiset henkilötietoryhmät: ei ole. Älä syötä BattGradeen erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai rikostuomioita koskevia tietoja.

3. Ohjeesi

Käsittelemme tietoja vain dokumentoitujen ohjeidesi mukaisesti. Nämä ehdot, käyttöehdot ja se, miten käytät sovelluksen toimintoja (esimerkiksi kun lähetät sertifikaatin asiakkaalle), ovat ohjeitasi. Ilmoitamme sinulle, jos katsomme, että jokin ohje rikkoo tietosuojalainsäädäntöä.

Käsittelemme tietoja muihin tarkoituksiin vain, jos laki sitä edellyttää. Siinä tapauksessa ilmoitamme sinulle ennen käsittelyä, ellei kyseinen laki kiellä sitä.

4. Luottamuksellisuus

Tietoihin pääsevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat pääsyn palvelun ylläpitämiseen tai tukemiseen, ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

5. Tietoturva

Suojaamme tiedot alla olevilla toimenpiteillä ja tarkistamme ne palvelun muuttuessa:

• Kaikki yhteydet verkkosivustollemme, palvelimillemme ja sovellukseen on salattu HTTPS-protokollalla (TLS).
• Jokainen sovelluksen pyyntö todennetaan kirjautumistunnisteella, jonka palvelimemme tarkistavat. Tili näkee vain oman yrityksensä sertifikaatit, ja tiimin jäsen näkee vain itse myöntämänsä sertifikaatit.
• Sisäiset hallintasivumme on suojattu salaisella käyttötunnisteella, jonka tuntevat vain palvelua ylläpitävät henkilöt.
• Tietokantamme toimii Saksassa sijaitsevilla palvelimilla, joita ylläpitää Hetzner Online GmbH.
• Asiakastiedot eivät koskaan sisälly sertifikaatin julkiseen sivuun, julkiseen PDF-tiedostoon tai allekirjoitettuihin tietoihin.
• Sertifikaatit allekirjoittava yksityinen avain säilytetään palvelimellamme, eikä sitä koskaan lähetetä sovellukseen.
• Pyyntömäärien rajoitukset suojaavat julkisia lomakkeitamme ja API-rajapintaamme automatisoidulta väärinkäytöltä.

6. Alihankkijat

Annat meille yleisen luvan käyttää Alihankkijat-sivullamme lueteltuja alihankkijoita. Sidomme jokaisen niistä kirjallisilla ehdoilla, jotka suojaavat tietoja vähintään yhtä hyvin kuin nämä ehdot siltä osin kuin niiden meille tekemä työ sitä edellyttää, ja vastaamme niistä edelleen sinulle.

Ilmoitamme uudesta tai vaihdetusta alihankkijasta kyseisellä sivulla ja sähköpostitse tilien omistajille vähintään 30 päivää ennen kuin se alkaa käsitellä asiakastietoja. Voit vastustaa muutosta perustelluista tietosuojasyistä tämän ajan kuluessa. Jos emme pysty ratkaisemaan vastustustasi, voit lopettaa palvelun käytön ja poistaa tilisi ennen muutosta.

• Alihankkijat

7. Kansainväliset siirrot

Olemme sijoittautuneet Moldovan tasavaltaan. Euroopan komissio ei ole antanut Moldovasta tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, joten jos olet sijoittautunut Euroopan unioniin tai Euroopan talousalueelle, asiakastietojen luovuttaminen meille on henkilötietojen siirto kolmanteen maahan tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisesti.

Tietokantamme sijaitsee Saksassa. Alihankkijat-sivulla näkyy, mihin kukin palveluntarjoaja on sijoittautunut ja mitkä niistä saavat asiakastietoja.

Emme tällä hetkellä tarjoa allekirjoitettuja vakiosopimuslausekkeita. Jos organisaatiosi tarvitsee siirtosopimuksen ennen kuin se lähettää meille asiakastietoja, ota meihin yhteyttä osoitteessa [email protected] ennen kuin aloitat.

8. Apu velvollisuuksiesi täyttämisessä

Käsittelyn luonne huomioon ottaen autamme sinua vastaamaan asiakkaidesi pyyntöihin, kun he käyttävät oikeuttaan saada pääsy tietoihin, oikaista ja poistaa niitä, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja vastustaa käsittelyä. Jos asiakas ottaa meihin suoraan yhteyttä tiedoista, joita käsittelemme puolestasi, välitämme pyynnön sinulle ja kerromme asiakkaalle tehneemme niin.

Annamme sinulle myös tiedot, joita kohtuudella tarvitset tietosuojaa koskevaa vaikutustenarviointia tai valvontaviranomaisen ennakkokuulemista varten, siltä osin kuin ne koskevat meidän käsittelyämme.

9. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

Jos saamme tietää asiakastietoihin kohdistuvasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, ilmoitamme siitä tilin omistajalle sähköpostitse ilman aiheetonta viivytystä. Sitä mukaa kuin tietoja on saatavilla, kuvaamme, mitä tapahtui, asianomaisten henkilöiden ja tietueiden ryhmät ja arvioidun lukumäärän, todennäköiset seuraukset sekä toteutetut tai ehdotetut toimenpiteet, jotta voit täyttää omat velvollisuutesi tietosuoja-asetuksen 33 artiklan mukaisesti.

10. Poistaminen

Kun käytät palvelua, voit pyytää meitä osoitteessa [email protected] poistamaan tietyn sertifikaatin tai asiakkaan asiakastiedot. Poistamme ne ja vahvistamme poistamisen.

Kun tilin omistaja poistaa tilin, poistamme osana poistamista asiakastiedot yrityksen sertifikaateista sekä asiakkaille lähetettyjen sähköpostien lokin. Jos haluat kopion, pyydä sitä meiltä ennen tilin poistamista (Käyttöehdot, kohta 18).

Kunkin sertifikaatin julkiset tiedot, sen allekirjoitus ja sen testin raakadata eivät sisällä asiakastietoja. Ne pysyvät saatavilla poistamisen jälkeen, jotta sertifikaatti voidaan edelleen vahvistaa, ja säilytämme niitä rekisterinpitäjänä tietosuojakäytännössä kuvatulla tavalla. Asiakkaillesi jo toimitetut sähköpostit jäävät heidän postilaatikoihinsa.

11. Tiedot ja auditoinnit

Asetamme saataville tiedot, jotka ovat tarpeen sen osoittamiseksi, että täytämme tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset velvollisuutemme: lähinnä tämän asiakirjan, Alihankkijat-sivun ja kirjalliset vastaukset kohtuullisiin kysymyksiisi. Jos tämä ei riitä, voit auditoida vaatimustenmukaisuutemme kerran vuodessa vähintään 30 päivän kirjallisella ennakkoilmoituksella, tavanomaisena työaikana, omalla kustannuksellasi ja luottamuksellisesti. Auditointi ei saa antaa pääsyä muiden asiakkaiden tietoihin.

12. Sinun vastuusi

Vastaat siitä, että sinulla on oikeusperuste syöttämillesi asiakastiedoille, että tiedotat asiakkaillesi käyttöehtojen kohdassa 6 kuvatulla tavalla ja että tiedot ovat paikkansapitäviä.

13. Vastuu

Kummankin osapuolen vastuuseen näiden ehtojen perusteella sovelletaan käyttöehtojen rajoituksia siinä määrin kuin laki sallii.